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关于节约法务成本

来源:郭朝阳律师网  作者:郭朝阳律师  时间:2018-09-03

世界领先的法律服务资讯提供商律商联讯(LexisNexis)近期开展了一项针对公司法务部门运作方式以及未来预测的调查研究。通过对调查结果进行数据分析,这项研究反映出了公司法务部门未来发展的三个趋势和行业内的最新变化,并为公司法务在提高工作效率,节省工作成本方面提供了四个极为实用的方法。

公司法务的三大趋势

趋势一:公司法务的责任越来越大

越来越多的法务工作由公司法务,而不是外聘律师完成。54%的公司法务部门出现了这种趋势。这就需要公司法务对自己的角色定位做一个重新评估。

趋势二:成本不变,工作量加大

通过统计,仅有32%的公司法务部门说他们的部门预算将会在未来12个月内有所增长。这也就意味着,大部门公司的法务部门将面临着以既有资源承担更大工作量的情况。

趋势三:人数不变,工作量翻倍

尽管公司法务将要面临更大的工作量,但仅有30%的公司法务部门表示会考虑扩大自己的团队。这就意味着公司法务部门的每个人需要大幅提高工作效率,才能在业务数量增长的情况下保证完成质量。

总而言之,公司法务的未来就是,以更少的资源承担更多的工作。

四个方法让你合理配置法务资源

由谁来承担公司法务部门日益增长的工作量?通常来说,公司法务部门有三种传统做法:扩大公司法务团队的人数,聘请合格的外部律师,或者将低端“商品类型”的工作外包(最典型的外包案例就是证据开示)。

但随着降低成本和维持开支的压力越来越大,此前一些一直被视为试验性的想法开始冲击主流公司法务部门。

“合理配置并利用资源”的概念为公司法务部门带来了新动力,使公司法务得以在有限、固定的预算要求下管理越来越复杂的法务工作。从简到繁,律商联讯观察到的“合理配置并利用资源”的实例包括:

1.使用“禁用列表”(stoplist)

有时公司法务部门会被某些棘手的工作牵涉,原因仅仅是公司的其他部门了解或愿意处理这些问题。“禁用列表”明确列出了那些公司法务不会再负责解决的问题——因为这些问题与法律完全无关。

2.法务“接手清单”(intakechecklist)

有时一件具体事项交由法务部门处理时,往往欠缺一些基本事实,令公司法务无从着手。“接手清单”这项制度的主要目的是抽取具体事项的核心问题,比如普通外聘律师提起诉讼前需要了解的信息。对于管理层而言,这项制度为总法律顾问的汇报工作提供了一手信息,比如当CEO指责公司的总法律顾问对公司其他部门的要求没做到有求必应时,总法律顾问就可以随时为CEO提供这份“接手清单”,说明法务部门已接手的事项,正在处理的事项以及以处理完成的事项。

3.合同管理员(contractspecialist)

将部分的工作转交专门的服务商或专门聘请的内部专家处理,也是可行的选择之一。合同管理员虽不是律师,但却对某一领域有着十分深入的了解。他们通常比律师便宜,同时可以通过非积极管理的方式运营某一具体项目。与工作流程、数据、成本、报告制度相关的协作工具是合同管理员制度得以实现的前提。

4.服务商归并(vendorconsolidation)

公司法务部门对于把哪些工作交由外聘律师事务所的把握越来越得心应手。我们观察到,有些公司法务部门正在精简外聘律师事务所,将外聘名单上律师事务所的数量从200家调整为20家,以此保证将工作直接交由“对口”的律师事务所处理。有效归并外聘律师事务所的机制包括法务成本管理配合自动计费审查,准确反映每一项具体事务耗费的时长、处理结果以及针对具体事项的记分卡式分析,量化每项事务的完成度及满意度的法务事项“仪表盘”。对以上机制综合使用就能从数量及质量上准确衡量每一家外聘律师事务所的工作是否能达到公司法务部门的要求。

合理配置并利用资源使公司的法务部门得以了解所有可行的方案并做出决策,合理配置并利用资源的诀窍是——大处着眼,小处入手,逐步实施并最终成功完成工作任务。法务工作的核心并不总是成本,更多的是价值。法务工作的原则是将合适的资源以合理的价格配置到合适的层级。

新的效率工具,您使用了吗?

技术对于提高法务工作的效率至关重要。60%的公司法务部门都将提高自己的运作效率列为最重要的工作目标,同时,37%的公司法务部门计划提高自己在技术领域的投资。

通常说来,公司内部的投资有三个驱动方向:投资人、投资流程或投资技术。考虑到法务部门面临的成本压力,以及扩大法务团队的难度,针对流程优化以及技术改革的投资是最为合理的举措。

同时,能否符合合规性要求是目前公司法务部门十分重视的方向。根据律商联讯此次调查研究,在法务部门面临的不同挑战中,合规事务与运作效率关系最为密切。

复杂的法务工作也导致爆炸式的数据增长。基于此,与管理信息有关的技术,包括法务成本、自动事务管理、电子证据开示等,仍将是公司总法律顾问重视的方向。这些技术工具能有效帮助法务部门预测法务成本并将与实际成本进行比照,这是衡量公司法务部门表现的重要指标。

尽管经济大环境面临挑战,公司法务正在从单纯的、有经验的法律执业人,转变为老道的商业顾问。因此,绝大多数的公司法务都对自己的未来持乐观态度也就完全在情理之中了。

也许这种乐观不仅来自于公司业务上的稳定性,更是因为公司法务部门在公司的话语权越来越大。同时,我认为还有部分原因是公司法务已经能越来越得心应手地运用更加有效率的工作方法来应对开篇提及的三个趋势。


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